LE RESEAU SPECIALISTERNE

La communauté internationale Specialisterne

Fondation Specialisterne

La Fondation Specialisterne est une organisation à but non-lucratif, qui travaille à créer 1 million d’opportunités d’emploi pour les personnes autistes et les personnes avec d’autres spécificités cognitives. La fondation est propriétaire de la méthode et de la marque Specialisterne ainsi que de l’entreprise Specialisterne Danemark.

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Dans un poste d’assistant administratif, vous pouvez vous attendre à porter assistance aux fonctions support de l’entreprise (départements RH, Administratif, Moyens Généraux, Finance,…). Sur ce type de poste, il faut apprécier de rendre service (à son manager, à son équipe), il faut posséder des qualités de rigueur (en orthographe, en saisie de données), ainsi qu’une bonne capacité à détecter les erreurs (dans des courriers, des bases de données, des contrats) et à organiser les informations (tri, classement de documents). Il est important de savoir demander de l’aide, et de faire preuve de discrétion, en particulier en gérant des informations confidentielles.

Vous serez parfois amené à interagir soit en visio, soit par téléphone. (interagir avec la mutuelle, la sécurité sociale, l’assurance, le prestataire comptable au sujet de données ou de documents manquants ou erronés).

Vous ne serez pas amené dans ce poste à massivement passer des appels téléphoniques. Néanmoins, il est indispensable de pouvoir utiliser un téléphone et d’être capable de faire des visioconférences sur ce poste.

Plusieurs tâches de ce poste peuvent s’avérer répétitives (remplissage de données, vérification de documents,…).

Assistant Administratif

Tâches principales

Selon les besoins des entreprises qui nous sollicitent, les tâches du métier d’Assistant Administratif pourront être plus focalisées sur le domaine des Ressources Humaines, du Juridique ou de l’Administratif. Ainsi, vous n’aurez pas forcément à accomplir l’ensemble des tâches listées ci-dessous, mais seulement une partie d’entre elles. Nous avons souhaité ici faire preuve de précision pour vous donner un aperçu de toutes les missions que peuvent recouvrir cet intitulé de poste.

  • Gestion du personnel : saisir les congés, les absences et réaliser le reporting afférent
  • Suivre les outils de gestion administrative et RH (ERP)
    Transmettre les variables de paie au prestataire ou au département interne chargé de la paie
  • Réaliser les DPAE et rédiger les contrats de travail
  • Faire le lien avec les organismes tiers (mutuelle, prévoyance, sécurité sociale, médecine du travail,…), en assurer le suivi, résoudre d’éventuels blocages en cas de documents manquants, repérer et faire corriger les éventuelles erreurs sur les documents émis par ces organismes,…
  • Assurer la gestion et la coordination des prestataires extérieurs (assurance, téléphonie,…)
  • Saisir des données exactes et fiables dans des bases de données propres au service organiser et maintenir ces bases.
  • Réviser des documents Excel (tableaux de reporting par exemple) pour repérer et corriger les doublons , des non-conformités, ou des erreurs
  • Gérer les courriers.
  • Classer, archiver et indexer des documents dématérialisés ou matérialisés
  • Mettre sous pli / Publiposter, par courrier ou par email
  • Rédiger, au moyen de modèles, des lettres et des courriels
  • Rédiger, sans modèles, une première version des documents simples de la vie quotidienne de l’entreprise qui seront ensuite finalisés par la Direction (attestation sur l’honneur, attestation de décharge, …)
  • Vérifier la qualité des informations (exactitude, orthographe, grammaire) dans des contrats juridiques ou des documents commerciaux

Compétences requises

  • Equivalent Bac+2 ou supérieur dans n’importe quelle discipline
  • Aisance sur Excel pour organiser et trier les informations, détecter les erreurs et produire des tableaux visuellement agréables
  • Savoir utiliser des logiciels de bureautique : Microsoft Office (Word, Excel, Powerpoint, Outlook) et Google Suite
  • Rédaction et préparation de documents
  • Niveau intermédiaire en anglais (lu, écrit)

Compétences bonus (non requises) :

  • Connaissance des  fonctionnalités d’ Excel comme les tableaux croisés dynamiques, ou la fonction RECHERCHEV
  • Avoir déjà travaillé sur un ERP
  • Bilingue en anglais
  • Connaissance  d’autres langues étrangères
  • Etre  curieux intellectuellement et aimer apprendre des choses en autodidacte
  • Bonnes capacités d’organisation spatiales et temporelles
  • Avoir déjà travaillé en équipe (en emploi ou dans vos études)
  • Aimer optimiser les process