LE RESEAU SPECIALISTERNE

La communauté internationale Specialisterne

Fondation Specialisterne

La Fondation Specialisterne est une organisation à but non-lucratif, qui travaille à créer 1 million d’opportunités d’emploi pour les personnes autistes et les personnes avec d’autres spécificités cognitives. La fondation est propriétaire de la méthode et de la marque Specialisterne ainsi que de l’entreprise Specialisterne Danemark.

l

Specialisterne recrute un(e) Assistant(e) de Direction (Administratif, Commercial, Sourcing)

Contexte

Specialisterne est une entreprise sociale spécialisée dans l’inclusion des personnes neuroatypiques en entreprise, fondée au Danemark en 2004 et implantée en France en 2021. C’est la première organisation au monde à avoir envisagé les neuroatypies (autisme, DYS, TDAH) comme des variations cognitives susceptibles d’enrichir le monde du travail. La méthode de recrutement de Specialisterne répond au besoin des personnes neuroatypiques de faire valoir certaines de leurs compétences ne pouvant peu ou pas être mises en lumière par les méthodes traditionnelles. Ainsi, nous adressons un enjeu social urgent et permettons à nos clients de dénicher de nouveaux talents et de diversifier leurs équipes.

Missions :

1/ Commercial

  • Gestion des plateformes fournisseurs de nos clients : créer l’espace fournisseur de Specialisterne chez nos nouveaux clients, envoyer les bons justificatifs administratifs, récupérer les commandes Clients et les ranger dans le bon dossier
  • Facturation : contrôler l’envoi des livrables auprès de la consultante chargée du dossier ; émettre la facture ; l’envoyer au client ou l’uploader sur la plateforme fournisseur du client ; assurer les relances éventuelles auprès du client ; remplir le tableau de reporting en saisissant les données demandées par la dirigeante ;
  • Assistance rédactionnelle auprès de la dirigeante pour émettre des propositions commerciales à destination des clients de Specialisterne ; remplir le tableau de reporting en saisissant les données demandées;
  • Suivi fournisseurs : réceptionner les factures des fournisseurs ; détecter d’éventuels écarts par rapport au travail réel réalisé ; informer la dirigeante;

2/ Administratif

  • Gestion de la boîte email liée à l’Administratif : trier les emails, les ranger dans des dossiers, transférer les demandes vers la bonne personne.
  • Rangement, classement et suivi des courriers papier
  • Collecte des jours d’absence, de maladie de congés auprès des salariés avant envoi à la comptabilité
  • Suivi administratif : remplir certains documents en lien avec le statut de coopérative, en étant guidé(e) par la dirigeante
  • Signature en ligne : préparer les documents à signer en ligne selon les demandes des collaboratrices Specialisterne

3/ Sourcing (i.e. Animation du réseau Autisme / Emploi / Inclusion)

  • Saisie dans la base de données Specialisterne pour répertorier tous nos interlocuteurs ; requêtes sur la base de données (possibilité d’être formé(e) aux requêtes)
  • A la demande de collaboratrice, faire des recherches d’interlocuteurs au sein du réseau Autisme, Emploi, Inclusion
  • Récupérer du matériel chez notre imprimeur partenaire (affiches, flyers, plaquettes) ; participer à leur distribution dans différents lieux de Toulouse (maximum 2 ou 3 fois par an) ; gérer les envois postaux.

Eléments indispensables pour nous rejoindre :

  • Diplôme : nous n’exigeons pas de diplôme particulier pour ce poste. Les profils autodidactes et les parcours atypiques sont les bienvenus à nos côtés.
  • Vous êtes très rigoureux(-se) et précis(e) et vous appréciez de travailler aux côtés de collaborateurs méthodiques qui utilisent des approches structurantes ;
  • Vous êtes capable de recevoir un feedback constructif et franc sur votre travail de façon à ce que le rendu final atteigne la qualité dont les interlocuteurs extérieurs de Specialisterne ont besoin ;
  • Vous savez utiliser la suite Google :
    • Google Meet : organiser une visio, partager un écran, envoyer un screenshot rapidement – nous sommes en télétravail à 90% ;
    • Gmail : classement d’emails et gestion de libellés ;
    • Google Drive : navigation et organisation de fichiers ;
    • Google Agenda : planification de rdv pour le compte de vos collègues ;
    • Google Doc : commentaires, mode “suggestion”, styles, alignements,…
    • Google Sheet : filtrage et organisation de données
    • et vous êtes capables de prendre en main régulièrement de nouveaux outils (souplesse et adaptabilité numérique)
  • Vous savez relancer vos collaboratrices pour faire avancer les dossiers ;
  • Vous êtes capable de travailler sur plusieurs sujets en même temps sur une même demie-journée ; vous êtes organisé(e) dans le temps et dans l’espace, savez très bien planifier votre travail et respecter des deadlines.
  • De façon ponctuelle, vous êtes capable de travailler rapidement sous pression. Vous pouvez réorganiser les priorités selon les situations (il y a souvent de l’imprévu sur ce poste, qui exige de savoir gérer l’urgence et réorganiser souvent ses priorités).
  • Vous êtes proactif(-ve) et dynamique pour organiser par téléphone/email des réunions auprès d’interlocuteurs très occupés, qu’il s’agisse de nos clients (uniquement des grands groupes) ou d’organisations partenaires comme des écoles, des soignants ou des acteurs de l’emploi (il ne sera pas possible de communiquer uniquement par email sur ce poste).
  • Qu’il s’agisse de vos collègues directs, des sous-traitants ou des candidats, l’écosystème de Specialisterne implique un contact régulier avec des personnes neuroatypiques, avec un grand sens du détail et un besoin d’organisation. Vous êtes donc capable de communiquer de façon explicite, franche et posée (sans implicite, ironie, second degré), et d’exprimer clairement vos émotions. Vous vous sentez à l’aise avec les personnes sortant du moule et des convenances sociales.
  • Votre expérience vous a permis d’acquérir de la solidité de caractère. Vous savez faire preuve d’empathie au sein d’une équipe solidaire de personnes battantes confrontée à des récits de vie parfois durs et à des projets Clients exigeants ;
  • Vous appréciez travailler dans une petite équipe et êtes enthousiaste à l’idée de contribuer à une mission à caractère social dans un domaine “de niche”.

Eléments facultatifs pour nous rejoindre :

  • Connaissances sur le sujet de l’autisme, ou les autres neuroatypiques (DYS, TDAH). Possibilité de développer vos connaissances sur ces sujets à nos côtés ;
  • Anglais : niveau intermédiaire à l’oral et à l’écrit.

Positionnement dans l’organisation :

Vous serez : 

  • sous la responsabilité de la dirigeante sur le volet Administratif et Commercial, 
  • sous la responsabilité conjointe de la dirigeante et de la responsable des programmes d’inclusion sur le volet Sourcing 

Conditions d’exercice du poste :

Le poste est en freelance, au départ à hauteur de 2-3H par semaine mais possiblement évolutif ensuite avec un nombre d’heures croissant.

Le poste est majoritairement en télétravail, mais peut comprendre des moments en présentiel à Toulouse avec la dirigeante et la responsable des programmes d’inclusion.

Vous êtes basé(e) à Toulouse ou à proximité.
Rémunération à l’heure : à négocier selon expérience.

Pour candidater :

CV + lettre ou email expliquant votre intérêt à nous rejoindre à [email protected]

NB : objet de l’email : “ candidature Assistant(e) – SPFR – VOTRE NOM votre Prénom”

Suite du processus de sélection :

  • entretien avec les cofondatrices et la responsable des programmes d’inclusion
  • tests concrets portant sur les compétences indispensables pour nous rejoindre